Executive Assistant (m/w/d) – Operations Excellence
Ort: Schwetzingen (hybrid möglich) | Vollzeit
Über uns
Wir sind echtesNLP – eines der führenden Institute für Kommunikation, Coaching und persönliche Entwicklung im deutschsprachigen Raum. Wir entfesseln Potenziale und empowern Menschen besser zu kommunizieren, klarer zu denken und freier zu handeln. Hinter echtesNLP stehen Olga & Michael – zwei NLP Master Trainer, ernannt von Dr. Richard Bandler. Wir wachsen stark – und heben unsere Operations-Strukturen auf das nächste Level: klar, skalierbar, exzellent.
Deine Mission/Rolle
Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung. Dein Job ist nicht „Assistenz“ im klassischen Sinn – sondern Operations Excellence: Du bringst Ordnung in Komplexität, baust Prozesse und definierst Standards, erkennst Risiken früh und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig ins Ziel kommen. Wichtig: In der Startphase gehst du mit uns hands-on durch die operative Realität, packst selbst mit an, räumst auf und machst daraus ein System, das skalierbar und delegierbar ist. Im nächsten Schritt übernimmst du zunehmend die Steuerung des entstehenden Operations-Setups, koordinierst weitere Rollen und stellst die Qualitätsstandards sicher. Perspektivisch entwickelst du dich – je nach Stärkenprofil – in Richtung Chief of Staff oder Head of Operations. Bei uns zählt Ergebnisverantwortung: Du bringst Themen ins Ziel, statt sie zu verwalten. Du arbeitest eigenständig, priorisierst hart und lieferst verlässlich ab – auch wenn es mal schnell gehen muss.
Was du bei uns machst
- Du führst Inbox & Kalender wie ein Profi: priorisieren, vorformulieren, nachfassen, abschließen.
- Du baust SOPs/Standards/Checklisten, reduzierst Fehlerquellen und machst Abläufe „copy-paste-fähig“.
- Du koordinierst Projekte, Deadlines, Stakeholder – und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
- Du erstellst Entscheidungsvorlagen: Problem, Optionen, Empfehlung, Risiken, nächster Schritt.
- Du bist Frühwarnsystem: Du siehst Risiken, Engpässe, Unklarheiten – und löst sie proaktiv.
- Du kommunizierst klar, lösungsorientiert und in alle Richtungen wertschätzend.
Wen wir suchen (High Performer Fit)
- Du arbeitest extrem zuverlässig, strukturiert, detailstark – und liebst saubere Ergebnisse.
- Du hast Erfahrung in Assistenz/Operations oder kannst nachweislich auf hohem Niveau Ergebnisse liefern.
- Du denkst in Prioritäten, nicht in To-Do-Listen – und bringst Lösungen direkt mit.
- Du erkennst Risiken und Fehlerquellen früh, sicherst sauber ab und eskalierst klar (inkl. Lösungsvorschlag).
- Du arbeitest dich schnell in neue Tools ein und nutzt AI-Tools selbstverständlich als Arbeitswerkzeug.
- Du bist diskret, integer und bringst Ownership mit: du übernimmst Verantwortung und löst Probleme proaktiv.
- Du siehst Fehler, bevor sie passieren – und ein doppeltes Leerzeichen in Excel löst bei dir sofort den „Fix-it“-Reflex aus.
- Du kommunizierst auf Englisch sicher, präzise und verbindlich – auch mit internationalen Trainern und Partnern.
Was dich bei uns erwartet
- Schlüsselrolle mit direktem Zugang zur Geschäftsführung und echtem Impact.
- Ein Umfeld mit hohen Standards, Klartext & Wertschätzung (ohne Politik).
- Persönliche Entwicklung: NLP-Kurse & Kommunikationstrainings.
- Perspektive: Entwicklung - je nach Stärkenprofil - Richtung Chief of Staff / Head of Operations.
📩 So bewirbst du dich
Bitte sende uns im ersten Schritt deiner Bewerbung ein kurzes Anschreiben mit deiner Gehaltsvorstellung und deinem möglichen Eintrittsdatum und deinen CV zu. Sehr gerne kannst du ein kurzes Video beifügen.
👉 jobs@echtesnlp.de
Betreff: „Bewerbung - Executive Assistant“
Optional: kurzes Vorstellungsvideo (freiwillig)
