Operations Assistant (m/w/d) – Backoffice & Teilnehmer-Support
Ort: Remote / Hybrid (Schwetzingen optional) | Umfang: Teilzeit oder Minijob (Stunden nach Absprache)
Über uns
Wir sind echtesNLP – eines der führenden Institute für Kommunikation, Coaching und persönliche Entwicklung im deutschsprachigen Raum. Wir erleben täglich, wie Menschen durch unsere Trainings mutiger werden, klarer kommunizieren und wieder ins Handeln kommen. Damit das für unsere Teilnehmer reibungslos funktioniert, brauchen wir Operations, die genauso zuverlässig sind wie unsere Inhalte – wertschätzend, klar und verbindlich.
Deine Mission/Rolle
Du bist ein zentraler Teil unserer Operations: Du sorgst dafür, dass unsere Teilnehmer sich vom ersten Kontakt bis zur Teilnahme professionell betreut fühlen. Du hältst das operative Tagesgeschäft sauber am Laufen: Rechnungen stimmen, Antworten sind klar, Informationen sind vollständig und Termine/Listen sind gepflegt. Damit bist du ein entscheidender Baustein dafür, dass unsere Trainings wirken können – weil hinter jedem starken Seminar eine starke Organisation steht.
Was du bei uns machst
- Du sorgst dafür, dass unsere Teilnehmer sich durchgehend gut betreut fühlen – schnell, freundlich und verbindlich.
- Du erstellst Rechnungen sorgfältig und stellst sicher, dass alles korrekt geprüft und sauber erfasst ist.
- Du übernimmst die Kommunikation mit Hotels/Seminar-Locations und hältst Absprachen nach – damit vor Ort alles passt.
- Du kommunizierst mit Trainern/Teamern: Infos weiterleiten, Rückfragen klären – damit alle vorbereitet sind.
- Du beantwortest Anfragen wertschätzend, klar und zügig – und schaffst damit Sicherheit und Vorfreude beim Kunden.
- Du pflegst Listen und Übersichten so, dass jederzeit Transparenz und Ordnung herrscht.
- Du bist sicher mit gängigen Online-Tools (Outlook, Sheets/Drive, Ablefy) und arbeitest dich schnell in neue Systeme ein.
- Du hältst offene Themen nach, erinnerst an Deadlines und sorgst dafür, dass Dinge nicht liegen bleiben.
Wen wir suchen
- Du arbeitest sehr zuverlässig, strukturiert und sorgfältig – und lieferst konstant saubere Ergebnisse.
- Du kommunizierst freundlich, lösungsorientiert und professionell – schriftlich wie mündlich.
- Du bleibst auch bei vielen Anfragen freundlich und ruhig – und hältst dabei den Überblick.
- Du bist detailorientiert, prüfst Zahlen/Daten sauber und hast ein gutes Gefühl für „was nicht stimmt“.
- Du magst klare Abläufe, Checklisten und Textbausteine – und setzt Standards konsequent um.
- Du vermeidest Fehler lieber, als sie später zu korrigieren – besonders bei Rechnungen und Daten.
- Erfahrung im Office-, Event- oder Seminarumfeld ist ein Plus – weil du Timing und Genauigkeit kennst.
- Du bist digital fit, arbeitest dich schnell ein – und nutzt KI als Unterstützung ohne Qualitätsverlust.
Was dich bei uns erwartet
- Arbeit mit Sinn: Du hilfst mit, dass Menschen sich gut begleitet fühlen – vom ersten Kontakt bis zum Seminar.
- Ein Umfeld, das gut tut: Wachstum, Vertrauen und offene Kommunikation – direkt, freundlich, lösungsorientiert.
- Flexibel arbeiten: Remote, Hybrid oder vor Ort möglich – Hauptsache zuverlässig, professionell und strukturiert.
- Weiterentwicklung inklusive: NLP-Kurse, Kommunikationstrainings und persönliches Wachstum.
📩 So bewirbst du dich
Bitte sende uns im ersten Schritt deiner Bewerbung ein kurzes Anschreiben mit deiner Gehaltsvorstellung und deinem möglichen Eintrittsdatum und deinen CV zu. Optional kannst du ein kurzes Video beifügen.
👉 jobs@echtesnlp.de
Betreff: „Bewerbung - Operations Assistant“
Optional: kurzes Vorstellungsvideo (freiwillig)
